De indeling van een zakelijke brief

Een e-mail of een telefoongesprek is de snelste manier om informatie over te brengen. Toch blijft de zakelijke brief populair, vooral voor formele communicatie. De inhoud heeft impact op hoe anderen jou en jouw boodschap zien. In deze blog ga ik dieper in op de indeling van een zakelijke brief.

---

De afzender

Hoe vreemd het ook klinkt, een brief begint altijd met jouw gegevens als afzender. Zet je naam, adres en contactgegevens bovenaan de brief. Dit maakt het voor de ontvanger makkelijker om te reageren. Of om contact op te nemen. Jouw gegevens plaats je rechts bovenaan.

Stuur je een zakelijke e-mail? Dan hoef je jouw contactgegevens niet bovenaan de e-mail te plaatsen. In een mail doe je dit juist onderaan.

De datum

Het is belangrijk om de datum waarop je de brief schrijft, linksboven te plaatsen. Maar wel onder de contactgegevens. Daar waar je de contactgegevens (afzender) rechts uitlijnt, plaats je de datum links uitgelijnd.

Tip: wanneer de schrijfdatum en verzenddatum ver uit elkaar liggen, is het beter om voor de verzenddatum te kiezen.

Het adres van de ontvanger

Is de brief wel bedoeld voor de ontvanger? Om dit duidelijk te maken schrijf je de gegevens van de ontvanger op. Vermeld de naam, titel, bedrijfsnaam en het adres van de ontvanger. Zo zorg je dat de brief bij de juiste persoon terecht komt.

De aanhef

Iets dat belangrijk is bij de indeling van een zakelijke brief: de aanhef. Dit is de manier waarop je de ontvanger begroet. Een aanhef moet respectvol en formeel zijn. Als je de naam van de ontvanger kent, gebruik deze dan. Weet je de naam niet? Gebruik dan een algemene aanhef zoals “Geachte heer/mevrouw.”

Let ook goed op de aanspreektitel. Bijvoorbeeld “Geachte Dr. [Achternaam]” of “Geachte Professor [Achternaam]”.

Sommige dingen kun je beter niet in een zakelijke brief gebruiken:

• Lieve (naam): dit gebruik je alleen een persoonlijke communicatie.
• Hoi: zeer informeel en ongepast.
• Hey: ook informeel en ongeschikt voor zakelijke communicatie.
• Beste (voornaam): wil je een persoonlijke toon aanslaan, gebruik voor een zakelijke brief dan “Beste (achternaam)”, of “Beste (voornaam + achternaam)”.

De inhoud van de brief

Dit is het hart van je zakelijke brief. Leg de boodschap uit die je over wil brengen. Houd de inhoud beknopt en duidelijk. Maak gebruik van verschillende alinea’s, om op deze manier je gedachten georganiseerd te presenteren.

Bij een zakelijke brief is het verleidelijk om vakjargon of moeilijke taal te gebruiken. Bedenk dat veel ontvangers liever een eenvoudige brief lezen. Zelfs wanneer ze universitair zijn opgeleid, geven mensen de voorkeur aan eenvoudige brieven. Maak de inhoud dus niet te moeilijk. Dit leidt alleen maar de aandacht van de boodschap af.

De afsluiting

Na de inhoud, ook wel de kern van de brief, volgt de afsluiting. Dit doe je altijd op een beleefde manier. Veelgebruikte afsluitingen zijn “Met vriendelijke groet,” “Hoogachtend,” of “Met vriendelijke groeten.”

Er zijn ook wat afsluitingen die je beter niet kunt gebruiken. Bijvoorbeeld:

• Liefs: dit gebruik je alleen in zeer vertrouwelijke communicatie.
• Groetjes: dit is de informeel voor zakelijke brieven.
• Bedankt en tot snel: deze afsluiting is te basic. Je gaat ervan uit dat je binnenkort weer contact hebt.
• Met liefde: deze afsluiting is te persoonlijk. Gebruik hem voor brieven aan vrienden of familie.
• Tot ziens: een algemeen aanvaarde afsluiting voor informele gesprekken, maar niet geschikt voor zakelijke brieven.
• Ciao: Italiaans woord voor “tot ziens”. Te informeel voor zakelijke correspondentie.

Een handgeschreven handtekening

Zet onderaan de brief altijd een handgeschreven handtekening. Soms worden brieven digitaal gemaakt en vervolgens per post verstuurd. In dit geval zal ook de handtekening digitaal zijn, of de brief is helemaal niet ondertekend. Dit maakt het minder persoonlijk. Toch is deze optie niet verkeerd, bijvoorbeeld wanneer je ontzettend veel brieven verstuurt.

Bijlagen toevoegen

Misschien wil je een of meerdere documenten aan de brief toevoegen. Als je bijlagen hebt, vermeld deze dan onder de handtekening. Bijvoorbeeld:

Bijlagen:

1. Plattegrond van het gebouw
2. Vergunning aanvraag
3. Reactie van de gemeente

Tips voor een effectieve zakelijke brief

Zakelijke brieven moeten niet te lang zijn. Wees bondig en ga recht op het doel af. Gebruik hierbij formele taal. Wees voorzichtig met informeel taalgebruik of jargon. Enkele voorbeelden:

Informeel taalgebruik

• “Hoi” in plaats van “Geachte heer/mevrouw” of “Beste [naam].”
• “Bedankt” in plaats van “Dank u wel” of “Hartelijk dank.”
• “Tot later” in plaats van “Met vriendelijke groeten” of “Hoogachtend.”
• “Binnen de kortste keren” in plaats van “Zo spoedig mogelijk.”
• “Ergens in de buurt” in plaats van “In de nabije toekomst.”

Jargon

• “Hypertensie” in plaats van “hoge bloeddruk.”
• “Appellant” in plaats van “degene die in beroep gaat”.
• “bug” in plaats van “programmeerfout.”
• “ROI” (Return on Investment) in plaats van “rendement op investering”.
• “Branding” in plaats van “merkopbouw”

Jargon is in specifieke beroepen nut zich wel eens maar wanneer je met mensen buiten dat vakgebied communiceert, moet je hier terughoudend in zijn. De ontvanger kan het gevoel hebben dat hij of zij wordt buitengesloten.

---

Extra tips: lees de brief hardop

Misschien weet je niet zeker of de zakelijke brief krachtig genoeg overkomt. Het helpt om de brief hardop te lezen. Gewoon voor jezelf, om te kijken of er nog onduidelijkheden inzitten.

Een zakelijke brief laten schrijven? Tegen een aantrekkelijke prijs schrijf ik voor jou of je onderneming een zakelijke- of commerciële brief.