Verschil tussen een zakelijke e-mail en een zakelijke brief
Een zakelijke brief laten schrijven? Of toch een zakelijke e-mail? Er zit veel verschil tussen deze twee. Niet alleen met betrekking tot verzending, maar ook de inhoud. Zakelijke brieven zijn altijd formeler dan e-mails. Dit komt omdat ze meer informatie bevatten.
Het doel van de brief of e-mail
Een zakelijke e-mail wordt vaak gebruikt voor communicatie binnen een organisatie of met externe contacten. Daarom zijn e-mails minder formeel. De toon is aanpasbaar aan de relatie met de ontvanger.
Zakelijke brieven zijn veel formeler. Ze bevatten inhoud die van groot belang is. Vaak zijn zakelijke brieven juridisch bindend. Denk hierbij aan een officiële klacht of juridisch onderwerp. Maar een zakelijke brief wordt ook gebruikt voor formele communicatie zoals een sollicitatie.
Verschillen tussen zakelijke e-mail en zakelijke brief
Het grootste verschil tussen zakelijke e-mail aan zakelijke brief is de toon (formeel versus informeel). Maar er zijn nog veel meer verschillen. Hieronder vind je de grootste verschillen.
- Formaat: een e-mail verstuur je elektronisch.
- Een brief schrijf je op papier en wordt fysiek verstuurd of afgegeven.
Tips en advies voor zakelijke e-mails
Bij het opstellen van een zakelijke e-mail is het belangrijk dat de onderwerpregel duidelijk en specifiek is. De ontvanger moet direct zien waar de e-mail over gaat. Bedenk dat de ontvanger dagelijks misschien tientallen mails ontvangt. Aan de hand van de onderwerpregel bepaalt de ontvanger wat hij als eerste opent.
Een informele begroeting is prima, uiteraard aangepast aan de situatie. Meestal begint een zakelijke e-mail met “Beste [Naam]”, of eventueel “Geachte [Naam]”.
Wees altijd beknopt en duidelijk in je boodschap. Gebruik verschillende alinea’s om de e-mail leesbaar te maken. Het is ook aan te raden om opsommingstekens in de tekst op te nemen. Hierdoor kan de ontvanger de inhoud makkelijker scannen.
Sluit een zakelijke e-mail altijd met een beleefde groet af. Bijvoorbeeld “Met vriendelijke groet” of, afhankelijk van de situatie, “Hoogachtend”, en natuurlijk je naam.
Het kan dat je bijlagen wil toevoegen. Vermeld dit altijd duidelijk in de tekst (onderaan). Voeg vervolgens de bijlagen toe.
Tips voor het schrijven van een zakelijke brief
Bij het opstellen van een zakelijke brief gelden formele regels. Zo is het belangrijk dat je gebruik maakt van een officieel briefhoofd. Het briefhoofd bevat je bedrijfsnaam en contactgegevens, of je eigen naam en adres als het een persoonlijke brief is.
Vervolgens vermeld je de datum waarop de brief geschreven is. In een zakelijke e-mail hoef je dit niet te doen, omdat de verzenddatum altijd voor de ontvanger zichtbaar is. Maar in een brief is dat niet zichtbaar, daarom moet je hem er zelf inzetten.
TIP: het is aan te raden om in een zakelijke brief altijd de verzenddatum op te nemen. Het kan namelijk dat je op 2 januari een brief schrijft en deze pas op 14 januari verstuurt.
Na het briefhoofd en de datum, volgt het adres van de ontvanger. Hierna begin je met een formele aanhef. Bijvoorbeeld “Geachte heer/mevrouw [Achternaam]”. Ken je de naam van de ontvanger niet, gebruik dan “Geachte heer/mevrouw.” Houd eventueel rekening met titels zoals Doctor of Professor.
De inhoud van de brief houd je duidelijk en beknopt. Gebruik formele taal en structuur. Kies je woorden zorgvuldig uit. Gebruik zeker geen straattaal! Denk ook aan beleefde uitdrukkingen. Bijvoorbeeld “Gelieve binnen 14 dagen te betalen”, in plaats van “Kun je binnen 14 dagen betalen”.
Sluit de brief met een formele afsluiting af. Bijvoorbeeld “Met hoogachting” of “Hoogachtend”. Vind je dit wat te ver gaan, dan is “Met vriendelijke groet” ook een goede keuze. Plaats altijd je naam en eventueel handtekening onderaan de brief.
Stuur je bijlagen mee, vermeld dit dan duidelijk in de brief. Stop de bijlagen in dezelfde envelop.
Een zakelijke brief laten schrijven
Heb je professionele hulp nodig om een belangrijke boodschap over te brengen? Laat een zakelijke brief schrijven. Bepaal het doel en de belangrijkste inhoud van de brief, en ook welke boodschap je over wil brengen.
Als professionele schrijver heb ik ervaring met zakelijke communicatie. Ik pas de toon en stijl aan de situatie aan. Bij het opstellen van de brief houd ik rekening met de doelstelling.
Je ontvangt de zakelijke brief per e-mail. Print hem uit en onderteken hem. Verzend de brief per post naar de ontvanger.
Een zakelijke e-mail laten maken
Een zakelijke e-mail is minder formeel. Bovendien kost het schrijven van een zakelijke e-mail minder tijd, en is daardoor goedkoper. Wil je een zakelijke e-mail laten schrijven? Ontvang professionele hulp om een belangrijke boodschap over te brengen.
Voordat je mij vraagt om een e-mail te schrijven, is het belangrijk dat je over het doel en de belangrijkste inhoud nadenkt. Wat wil je met de e-mail bereiken? Wat zijn de belangrijkste punten die moeten worden behandeld?
E-mails zijn doorgaans kort en beknopt. Daarom houd ik rekening met een beperking qua lengte. Uiteraard wordt de gewenste toon van de e-mail aangepast aan jouw wensen. Formeel, semi-formeel of informeel. Twijfel je hierover, dan ontvang je vooraf advies.
Je ontvangt de zakelijke e-mail op je eigen e-mailadres (hij wordt dus niet rechtstreeks naar de ontvanger verzonden). Het is belangrijk dat je de inhoud van de e-mail controleert. Voldoet hij aan je verwachtingen en doelstellingen? Verzend deze dan volgens de gewenste methode. Houd rekening met reactie op de e-mail, en neem eventueel vervolgstappen.